Cómo organizar un evento para que sea un éxito en tu comunidad

Cualquier tipo de evento, como las reuniones de negocios, o reuniones de comunidad de vecinos, requieren una organización impecable. Por ello, contar con un espacio perfecto para colocar muebles de exterior es fundamental.

 

En este sentido, el uso de carpas, mesas y sillas plegables que combinen entre sí proporciona un entorno óptimo para celebrar fiestas y reuniones, ya sean formales, entre amigos o con familiares.

 

Pero el mobiliario no es el único aspecto a tener en cuenta en la organización de un evento. Hay más factores que influyen en su desarrollo y que marcarán la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Tiempo disponible

Celebrar una boda o, incluso, un mercado o feria al aire libre requiere de una gran cantidad de elementos como carpas y conjunto mesa y sillas jardín, tanto para los invitados como para el acto en sí.

 

A este respecto, es importante elegir el mobiliario ideal para eventos, fiestas y cualquier tipo de acontecimiento y que permita ahorrar tiempo. Desde escenarios móviles hasta tarimas al aire libre e incluso vallas. Un completo arsenal organizativo que hace que todo fluya como la seda y todos los invitados puedan disfrutar.

 

Planificar un acontecimiento no es tarea fácil. Se trata de un momento muy estresante y todo tiene que seguir un patrón preciso del que el invitado tenga buenos recuerdos. No solo una rememoración tangible de lo que pasó, sino también de su entorno, la disposición de los muebles de exterior y su diseño.

 

Asimismo, la instalación de todo lo que conforma el espacio y su distribución debe ser de fácil montaje y desmontaje. Además, la velocidad juega un papel vital en cualquier cambio que requiera una reinstalación, como por ejemplo, debido al mal tiempo.

Ubicación del evento

Decidir la zona o el lugar donde se va a desarrollar el evento y que los asistentes lo sepan con suficiente antelación es clave para que el acto tenga éxito.

 

Si el coste del viaje y el alojamiento es excesivamente alto, posiblemente el evento no atraiga a tantas personas como se pretendía originalmente.

 

También es fundamental pensar en la época del año en la que se llevará a cabo el acontecimiento y si el local tiene acceso al exterior.

 

Es importante tener en cuenta la infraestructura y la funcionalidad que tiene la ubicación. Por ejemplo, en el caso de que sea un evento corporativo o de networking, podría ser relevante saber si el sitio cuenta con Wi-Fi o si el número de asistentes podrá conectarse a Internet sin inconvenientes.

Planificación del presupuesto

La financiación puede afectar el aspecto general del evento: desde la elección del lugar; el presentador, si lo hay; cantidad de personal; dispositivos tecnológicos; actividades de entretenimiento; e, incluso, el catering. Sin embargo, es fundamental no quedarse atascado en las cosas esenciales que requiere cualquier evento, también es importante pensar en los gastos no deseados o imprevistos.

 

En el caso de que equipo de sonido no funcione correctamente y sea necesario disponer de las herramientas para arreglarlo o buscar otro proveedor, esto es considerado un gasto inesperado que debería tenerse en cuenta antes de planificar.

 

Estos costes adicionales suelen ser comunes durante los eventos, por lo tanto, es imprescindible que todo el presupuesto se controle de manera adecuada y que cuente con una partida destinada a este tipo de gastos.

Responsabilidades que asignar

Es crucial entender cómo distribuir las tareas por igual entre los organizadores del evento y los miembros del equipo durante la etapa de planificación y, sobre todo, durante el acontecimiento propiamente dicho.

 

Saber asignar las tareas correspondientes y determinar quién será el responsable de cada una de estas es un factor de éxito esencial de cualquier evento que puede marcar la diferencia.

 

Cuando se asigna una tarea en particular a una persona en concreto, esta será lo suficientemente responsable y resolutiva durante todo lo que dure el acto para atender todo lo relacionado con esa actividad.

 

 

También te podría interesar...